In einem beispiellosen Eilverfahren haben Bundestag und Bundesrat das "Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht" auf den Weg gebracht.Damit ist dann der Weg für die virtuelle Hauptversammlung, Genossenschaftsversammlung, Mitgliederversammlung oder Gesellschafterversammlung in 2020 frei.
Für den Bereich der Hauptversammlungen ist diese nicht zu verwechseln mit der Hybrid-HV oder der Online-Hauptversammlung.
Die „virtuelle HV“ weist folgende Besonderheiten auf:
- Abstimmung über Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft über das Internet und im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl oder elektronische Teilnahme). Im Vorfeld der Hauptversammlung werden auch Stimmabgaben oder Weisungen per Post und Email möglich sein.
- Es ist entweder die Briefwahl oder die elektronische Teilnahme anzubieten.
- Keine physische Teilnahme der Aktionäre vor Ort (auf der HV) und keine physische Abstimmung der Aktionäre vor Ort. Nur der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft stimmt vor Ort ab.
- Folgende Möglichkeiten der Abstimmungen sind im Gesetz definiert und müssen angeboten werden:
- elektronische Kommunikation: Briefwahl oder elektronische Teilnahme
- Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter
- Keine Möglichkeit, spontane Gegenanträge in der HV zu stellen
- aber: Gegenanträge im Vorfeld der HV sind wohl zuzulassen
- Möglichkeit der Fragenstellung kann begrenzt werden bis spätestens zwei Tage vor der HV
- Widerspruch zu Protokoll muss im Wege der elektronischen Kommunikation ermöglicht werden
- Die Übertragung der HV in Bild und Ton muss gewährleistet sein
Die Teilnahme- und Fragebedingungen sind im Gesetz vorgegeben, können nur innerhalb dieser Grenzen gewählt werden und müssen mit Einberufung bekannt gemacht werden.
Was wir damit meinen? Hier einige Fallbeispiele:
Versammlungsverbot - was nun?
Durch die von der Bundes- und den Landesregierungen verfügten Ausgangs- und Versammlungsbeschränkungen ist die Abhaltung einer "normalen" Präsenz-versammlung nicht möglich. Der Gesetzgeber hat reagiert und Unternehmen, Vereinen und Genossenschaften ermöglicht, notwendige Versammlungen z.B. zur Feststellung des Jahresabschlusses in Form einer virtuellen Verrsammlung, also weitestgehend präsenzlos abzuhalten.
Link verfügt über etablierte und eingeführte Systeme, mit denen die Stimmabgabe, die Möglichkeit der Fragestellung und alle weiteren geforderten Funktionalitäten für den Aktionär, Gesellschafter oder das Mitglied bequem von daheim aus getätigt werden können. Durch einen individuellen Zugang mit Benutzername und Passwort ist eine Identifikation zu jedem Zeitüpunkt möglich und jede Handlung eindeutig nachvollziehbar.
Wie stelle ich sicher, dass nur Berechtigte folgen?
Rechtssicherheit ist auch in Krisen-Zeiten wichtig. Daher müssen auch virtuelle Versammlungen einen festen Rahmen haben und Teilnehmerverzeichnis und Abstimmungen nachprüfbar abgewickelt werden.
Über das HV-Portal von Link wird durch Authentifizierung sichergestellt, dass nur angemeldete Aktionäre Aktionärsrechte ausüben dürfen:
- Anmeldung (Namensaktien)
- Ausübung des Stimmrechts im Wege der (elektronischen) Briefwahl oder Vollmacht- und Weisungserteilung an Stimmrechtsvertreter im Vorfeld sowie bis in die Hauptversammlung hinein
- Vollmachtserteilung
- Frageneinreichung
- Stellen von Gegenanträgen
- Widerspruch zu Protokoll