Gesellschafterversammlungen

Seit Beginn betreut Link regelmäßig auch Gesellschafter- und Mitgliederversammlungen. Das Leistungsspektrum reicht von der Organisationsberatung und der Unterstützung bei der rechtlichen Umsetzung der HV über die Bekanntmachung und das Einladungsmanagement bis zur Erstellung des Meldebestands und der Betreuung der Versammlung.

Dabei wird den Spezifika der jeweiligen Versammlung besonders Rechnung getragen. Durch spezielle Anpassungen der Software können vereinsrechtliche Spezifika abgebildet werden. Anpassungen sind hier bin in die Versammlung möglich. Auch die Flexibilität, verschiedene Rechte der Teilnehmer bei der Präsenzerfassung oder Abstimmungsarten abzubilden, bieten Link-Systeme. Dank kompetenter und umfassender Beratung im Vorfeld können Mitgliederversammlungen, Versammlungen geschlossener Fonds oder Gesellschafterversammlungen effizient und zügig durchgeführt werden.

Was wir damit meinen? Hier einige Fallbeispiele:

Wie viele Personen sind anwesend und dürfen abstimmen?

Die Vertreterversammlung hat begonnen, aber noch immer betreten Vertreter, Gäste und auch Mitarbeiter den Saal, andere verlassen ihn für kurze Zeit. Der Versammlungsleiter möchte wissen, wie viele Teilnehmer sich derzeit im Versammlungssaal befinden und wie viele davon stimmberechtigt sind. So wäre er im Falle einer kurzfristig anberaumten Abstimmung jederzeit in der Lage, diese nach Köpfen durchzuführen.

Durch das Präsenzerfassungssystem von Link können in Echtzeit Zu- und Abgänge von Teilnehmern an den Türen des Versammlungssaals mittels Scanner erfasst werden, sodass jederzeit die exakte Zahl an Personen bestimmt werden kann. Eine spezielle Software-Lösung ermöglicht dabei – falls gewünscht – diese auch verschiedenen Teilnehmergruppen zuzuordnen. Durch Übertragung der kumulierten Informationen sehen der Versammlungsleiter und der Notar auf ihren iPads auf der Bühne zu jedem Zeitpunkt, wie hoch die Zahl stimmberechtigter Anwesender ist. Und die Mitarbeiter des Veranstalters können aktuelle Teilnehmerzahlen an das Catering weitergeben.

10 Kandidaten – 3 Plätze: Und nun?

Auf der Tagesordnung der Mitgliederversammlung stehen die turnusmäßigen Wahlen zum Vorstand an. Die Liste der Kandidaten ist lang: Zehn Kandidaten bewerben sich auf drei Plätze. Wie geht man nun am besten mit so einer Situation um?

Mittels TeleVoter von Link können derartige Listenwahlen schnell und individuell auf die Kundenbedürfnisse angepasst durchgeführt werden. Unabhängig davon, ob jeder Teilnehmer für mehrere Kandidaten gleichzeitig votieren darf oder seinen Favoriten für eine bestimmte Position auswählt: Durch die Nutzung der mobilen TeleVoter können die Abstimmungen schnell durchgeführt werden. Mit Schließung des Abstimmgangs liegen die Ergebnisse dem Versammlungsleiter vor. Und kurz darauf können die Ergebnisse mittels Projektion allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Der Vorschlag wurde…

Die Debatte auf der jährlichen Gesellschafterversammlung war hitzig; die Ergebnisermittlung bei den anstehenden Abstimmungen soll trotzdem schnell und professionell durch Handaufheben vonstattengehen. Jeder stimmberechtigte Teilnehmer hat dabei eine Stimme. Doch einstimmig wird das Ergebnis sicherlich nicht ausfallen.

Die Abstimmsoftware iVote ermöglicht auch die Abwicklung einer Abstimmung per Kopf modern mittels iPads. Abstimmhelfer erfassen auf ihren Geräten die Zahl der Ja-, Nein- oder Enthaltungsstimmen und dank einer Kopplung an das Präsenzerfassungssystem können binnen weniger Augenblicke die Ergebnisse für den Versammlungsleiter und/oder alle sichtbar gemacht werden.

Keiner kann alles wissen

Auf der Gesellschafterversammlung kommt es zur alljährlichen Aussprache über die Entwicklung des Fonds. Anleger stellen zum Teil sehr detaillierte Fragen, die auch den besten Vorstand ins Schwitzen bringen. Jetzt ist Hilfe von einem Mitarbeiter gefragt. Doch wie erreicht man diesen am besten, ohne dass es zu ständigen Unterbrechungen der Versammlung kommen muss?

Das Link-Backoffice-Programm QACE bietet mit seiner ausgereiften Chatfunktion die Möglichkeit, unauffällig Informationen auf die Bühne zu bekommen, und es ermöglicht auch Nachfragen, ohne dass die Teilnehmer der Versammlung hiervon Kenntnis bekommen. Auch die Einbindung von Stenografen in das System ist denkbar.

Organisationsberatung

Bei jedem Projekt erfolgt die Betreuung durch einen festen Link-Berater. Er ist erster Ansprechpartner bei allen Fragen während der Projektphase und natürlich auch während der Versammlung. Bei Folgeprojekten ist dieser Berater erneut für den Mandanten gesetzt.

So wird der Link-Mitarbeiter Mitglied des Organisationsteams und nimmt an Terminen «Vor Ort» (z.B. Kickoff) oder Telefonkonferenzen teil.

Eines der Kernelemente der Link-Betreuung ist die Terminüberwachung. Link informiert gemäß seinem Selbstverständnis Mandanten proaktiv, unaufgefordert und rechtzeitig über drohende Terminkonflikte.

  • Laufende Betreuung während der gesamten Projektphase durch einen festen Link-Berater
  • Mitgliedschaft im Organisationsteam der Gesellschaft und persönliche Teilnahme der Projekt manager am Kick-off-Termin im Vorfeld der Versammlung
  • Erstellung eines ausführlichen Projektplans zur Einhaltung (aktien-)rechtlicher und projektbezogener Fristen bzw. Anforderungen sowie der
    Satzungs bestimmungen
  • Projektcontrolling: Laufende Überwachung und Kontrolle des Projektplans, Terminüberwachung
  • Wunschweise kostenfreie Nutzung des Online-Terminplans CEOS zur Planung und Terminüberwachung der Versammlung (allen Projektbeteiligten steht mit CEOS eine webbasierte einheitliche Daten- und Informationsbasis zur Verfügung)
  • Allgemeine Organisationsberatung bezüglich eines Frage-/Antwort-Back-Office
  • Abstimmung zum Thema Datenschutz
  • Bereitstellung einer Datenschutzerklärung
  • Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation sowie Personalplanung und -überwachung für den Aufbau- und den Versammlungstag
  • Schulung und individuelle Einweisung der mitwirkenden Mitarbeiter bzw. der Hostessen in die zugewiesenen Aufgabenbereiche (z.B. Registration, Zu- und Abgangskontrolle, Wortmeldetisch etc.) durch den Link-Berater
  • Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung der Generalprobe
  • Abschließende Nachbesprechung zur Beurteilung des Ablaufs

Unterstützung bei der rechtlichen Umsetzung

Mandanten werden zur Einhaltung bzw. Umsetzung (aktien-)rechtlicher Vorschriften bzw. Anforderungen praxisnah beraten. Dies ist unabdingbare Voraussetzung für eine rechtssichere Beschlussfassung am Ende der Veranstaltung.

Die Tagesordnung ist Dreh- und Angelpunkt jeder Versammlung. Link erarbeitet zusammen mit seinen Mandanten und deren Rechtsberatern die unternehmensindividuelle Tagesordnung.

Alternativ überprüft Link den Entwurf der Tagesordnung nach formalen und inhaltlichen Kriterien.

  • Allgemeine Beratung zur Einhaltung bzw. Umsetzung (aktien-)rechtlicher Vorschriften bzw. Anforderungen
  • Beratung zur Umsetzung der Verhaltensempfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex
  • ggf. Beratung zur Anpassung der Satzung der Gesellschaft an gesetzliche Neuerungen oder praxisrelevante Gegebenheiten
  • Abstimmung mit den Rechtsanwälten, dem Aufsichtsratsvorsitzenden und ggf. dem Notar hinsichtlich:
    • Terminplanung zur Einhaltung (aktien-)rechtlicher Fristen
    • Versammlungsablauf
    • Abstimmungsverfahren
    • Stimmrechtsverboten gemäß § 136 Abs. 1 AktG
    • Bereitstellung weiterer Checklisten (z.B. auszulegende Unterlagen, Internetpublizität etc.)

Bekanntmachung und das Einladungsmanagement

Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Einberufung ist die fristgerechte Veröffentlichung im Bundesanzeiger, die ein rechtzeitiges Hochladen der Einberufung auf der Website des Bundesanzeiger-Verlags bedingt.
Link stellt das richtige Timing der Anzeige im Bundesanzeiger zur Erfüllung der Veröffentlichungspflichten vor und nach der Versammlung sicher.

Inhaberaktien

  • Vorankündigung der Versammlung in den Wertpapier-Mitteilungen
  • Koordination und Veröffentlichung der Anzeigen im Bundesanzeiger
  • Auf Wunsch: Unterstützung bei der Gestaltung der Einladung/Mitteilungen gemäß § 125 AktG sowie Unterstützung der Koordination des Drucks
  • Erfassung und Archivierung der Anforderungen der Depot-Banken
  • Vorhalten einer elektronischen Version der Einladung für die Kreditinstitute
  • Kommissionierung der Versandunterlagen
  • Versand der Einladungen an die Depot-Banken innerhalb der nach § 125 Abs. 1 AktG geforderten Fristen
  • Erfassung und unverzügliche Bedienung von nachträglichen Anforderungen durch die Depot-Banken
  • Mitwirkung bei der Vorbereitung und Veröffentlichung von weiteren nachgelagerten Pflichtbekanntmachungen (z.B. § 30b WpHG, § 325 HGB etc.)

Namensaktien

  • Textvorschlag und Layout für die Formulare «Aktionärsanschreiben» und «Anmeldebogen»
  • Übernahme der Daten aus dem Aktienregister
  • Datenüberarbeitung und Adresskorrektur
  • 4/1-farbiger-Laserdruck (beidseitig; 600 dpi) des «Aktionärsanschreibens» und «Anmeldebogens» sowie Personalisierung und Eindruck der Aktionärsdaten (aus Aktienregister: Anschrift, Anzahl Aktien)
  • Druck des Versandkuverts inklusive Logo, Vorausverfügung und ggf. Freivermerk
  • Kommissionierung der Versandunterlagen (Aktionärsanschreiben, Anmeldebogen, Mitteilung gemäß § 125 AktG)
  • Falzen und kuvertieren der Versandunterlagen auf das Format DIN-lang
  • Portooptimierter Postversand der Einladungen an die Aktionäre (ggf. per «Infopost» bzw. «Infobrief»)
  • Rücklaufbearbeitung
  • Nachversand der Anmeldeunterlagen an alle Aktionäre, die bis zum «Record Stop» (Beginn des 14. Tages vor der Hauptversammlung) in das Aktienregister neu eingetragen worden sind, per normalem Postversand (2. Welle)
  • Überwachung der Zustellung
  • Erfassung und unverzügliche Bedienung von nachträglichen Anforderungen

Erstellung des Meldebestands

Inhaberaktien/Anleihen/Gesellschafteranteile

Link bietet seinen Mandanten zwei Optionen an:

1. Koordination der vom Mandanten benannten Anmeldestelle:

  • Erstellung des Meldebestands (Information und Koordination der von der Gesellschaft benannten Anmeldestelle)
  • Aktive Unterstützung von ausländischen Aktionären bei der Anmeldung zur Versammlung
  • Erstellung von Zwischenmeldungen des Meldebestands
  • Qualifizierte Abschätzung der zu erwartenden Versammlungsteilnehmer nach Ende der Anmeldefrist
  • Lieferung aller benötigten Formulare wie beispielsweise Gastkarten, Wortmeldezettel usw.
  • Adaption des Leitfadens (Gestaltung aktienrechtlicher Listen/Formulare)
  • Erstellung von Sammelkarten und MultiVotern, insbesondere für Vertreter von Aktionärsvereinigungen und Banken

2. Bei Übernahme der Funktion der Anmeldestelle durch Link zusätzlich:

  • Eingangsadresse für Eintrittskartenbestellungen
  • Erfassung der Eintrittskartenanforderungen
  • Kontrolle der Erfassung/Ausstellung der Eintrittskartenanforderungen im Vier-Augen-Prinzip
  • Personalisierung und Eindruck der Teilnehmerdaten im Rahmen der Ausstellung der Eintrittskarten
  • Kuvertieren und Versand der Eintrittskarten
  • Überwachung der Zustellung, ggf. Rücklaufbearbeitung
  • Archivierung der Eintrittskartenanforderungen

Namensaktien

Link bietet seinen Mandanten die Rücklaufbearbeitung von Eintrittskartenbestellungen, Vollmachten, Weisungen und Briefwahlstimmen an.

Hierfür verfügt Link über eine eigen-entwickelte internetbasierte Plattform, mit deren Hilfe Aktionäre Eintrittskarten bestellen, Vollmachten und Weisungen erteilen oder Briefwahlstimmen abgeben können.

  • Übernahme der Einträge des Aktienregisters
  • Erstellung des Meldebestands
  • Einpflegen von Änderungen im Meldebestand nach Meldeschluss
  • Qualitäts- und Plausibilitätsprüfung der Anmeldungen
  • Überprüfung der Anmeldungen auf Eintragung im Aktienregister
  • Kontrolle der nötigen Namensaktienvollmachten
  • Entwurf, Druck, Ausstellung und Versand der Eintrittskarten an die Aktionäre
  • Erfassung von Vollmachten und Weisungen
  • Erstellung eines Weisungsspiegels
  • Online-Zugang für die Gesellschaft auf das System zur Verwaltung von Namensaktien (NAVER):
    Zugriff auf den Meldebestand mit umfangreichen Statistikfunktionen zum Stand der Anmeldungen, der Vollmachts- und Weisungsvergabe sowie der Stimmabgaben per Briefwahl
  • Kontrolle Großaktionärsbesitz nach WpHG
  • Statistische Prognose der Anzahl der Versammlungsteilnehmer
  • Durchsicht auf bekannte kritische Aktionäre und situative Beratung des Managements
  • Adaption des Leitfadens (Gestaltung aktienrechtlicher Listen/Formulare)
  • Ausstellung und Versand von Gastkarten

Betreuung der Versammlung und ggf. der Generalprobe

  • Umfassende Betreuung und Koordination des Ablaufs der Versammlung und ggf. der Generalprobe
  • Schulung und individuelle Einweisung aller an der Versammlung beteiligten Mitarbeiter bzw. Hostessen
  • Organisation und Durchführung einer Generalprobe
  • Koordination, Überwachung und Verantwortung der Anmeldeschalter zur Stimmkartenausgabe durch einen weiteren qualifizierten Link-Mitarbeiter
  • Koordination, Überwachung und Verantwortung der Abmeldeschalter inklusive Vertreterwechsel durch einen weiteren qualifizierten Link-Mitarbeiter
  • Entwurf und Druck der Stimm- bzw. Präsenzkontrollkarten mit Teilnehmerdaten und Barcode
  • Bei größeren Versammlungen Errichtung eines PC-Netzwerks zur Registration der Teilnehmer
  • Auf Wunsch: Registration der Teilnehmer mittels iPads
  • Ermittlung der Präsenz und Präsenzveränderungen durch eigene notariatsgeprüfte Software
  • Ermittlung der Abstimmungsergebnisse durch eigene notariatsgeprüfte Software
  • Link bietet alle technisch gebräuchlichen Abstimmungsverfahren an (Stimmkarten, Stimmblöcke in Kombination mit optischen Beleglesern, iPads, teleVoter)
  • Stellung der gesamten benötigten Hardware; es werden mindestens zwei unabhängige PCSysteme (Ausfallsicherheit!) und zwei Drucker eingesetzt
  • Stellung von Stimmsammelboxen
  • Gestaltung und Druck sämtlicher benötigter Formulare, wie z.B. Teilnahmebescheinigungen, Wortmeldezettel, Widerruf der Vollmacht etc.
  • Aufbereitung der Abstimmungsergebnisse
  • Bereitstellung der Teilnehmer- und Anmeldedaten zur EDV-technischen Weiterverarbeitung