Hauptversammlungen

Die Betreuung von Hauptversammlungen bildet seit 1999 das Herzstück der HCE Haubrok AG und nun bei Link Market Services. Das Leistungsspektrum reicht von der Organisationsberatung und der Unterstützung bei der rechtlichen Umsetzung der HV über die Bekanntmachung und das Einladungsmanagement bis zur Erstellung des Meldebestands und der Betreuung der Versammlung.

Sämtliche Dienstleistungen werden grundsätzlich modular angeboten. Damit reicht das Spektrum des Leistungsumfangs vom Rundum-sorglos-Paket bis hin zur Erbringung ausgewählter einzelner Dienstleistungen – ganz wie es der Kunde wünscht. Stets inkludiert ist unsere kompetente Beratung, die sich strikt am Interesse des Mandanten orientiert.

Was wir damit meinen? Hier einige Fallbeispiele:

Hoffentlich kein Regen – Aktionärsrückstau wegen Platzmangel

Bei den vergangenen Hauptversammlungen eines Mandanten kam es an den Registrationscountern immer wieder zu einem Rückstau bis auf die Straße. Bei Regen wären die wartenden Aktionäre nass geworden. Die Anzahl der Counter konnte jedoch aus räumlichen Gründen nicht erhöht werden.

Mit iRegister und den für dieses Verfahren von Link speziell entwickelten, extrem platzsparenden Registrationsstellen konnte die Anzahl der Registrationscounter um 30% erhöht werden. Der Aktionär kann jetzt faktisch ohne Wartezeit sofort bedient werden.

iRegister: Registration mit iPads - Im iPad sind alle zur Registration benötigten Funktionen gebündelt. Als Barcodescanner dient die eingebaute Kamera des iPads.

Für Dateneingaben (z.B. Vertreterdaten) wird die interne iPad-Tastatur genutzt. Auf dem iPad werden zur Registration kontextabhängig die verlesefertigen Dialoge für die Mitarbeiter an der Registration eingeblendet.

HCE Registrationsstelle: Durch Nutzung der internen iPad-Funktionen wird der Raumbedarf für einen Registrationsarbeitsplatz bei höchster Bedienerfreundlichkeit minimiert. Link hat für die Praxis einen Registrationscounter entwickelt und gebaut, der alle für die Registration mit iPads benötigten Funktionen wie iPad-Ablage, (Etiketten-)Drucker-Abstellfläche, Eintrittskarten- und Stimmblpckablage sowie die benötigten Anschlüsse auf kleinstem Platz ergonomisch vereint.

Nächste Wortmeldung – Frau oder Herr Meier!

«Als nächste Wortmeldung rufe ich dann Herrn oder Frau Meier auf!», verkündet ein leicht verunsicherter Versammlungsleiter. Bei der Erfassung von Wortmeldungen kam es immer wieder vor, dass der Name des Aktionärs, der seine Wortmeldung anmelden wollte, versehentlich unvollständig oder falsch aufgenommen wurde. Des Weiteren gab es Fälle, dass Aktionöre sich zum Wort gemeldet haben, die nicht im Teilnehmerverzeichnis vermerkt waren.

Zur Lösung dieser Probleme hat Link das Hauptversammlungsprogramm mit dem Back-Office-Programm QACE verbunden. Am Wortmeldetisch braucht nun nur noch der Barcode der Stimmkarte (oder des Stimmblocks) gescannt werden und die Daten des Aktionärs werden aus dem Teilnehmerverzeichnis in die Wortmeldeliste übernommen.

Informativer Nebeneffekt: Alle Angaben aus dem Teilnehmerverzeichnis, wie Name und Wohnort des Eintrittskarteninhabers bzw. des Vertreters, die Anzahl der vertretenen Aktien und die Besitzart stehen im Back-Office ohne Zusatzaufwand zur Verfügung.

Die Verbindung des Hauptversammlungsprogramms erfolgt mittels einer SOAP-Schnittstelle via Ethernet, so dass eine gegenseitige Beeinträchtigung der Systeme ausgeschlossen werden kann.

Bei Einsatz des QACE Bühnenmoduls VL Cockpit können auch weitere Angaben des Hauptversammlungsprogramms in Echtzeit abgefragt werden. Beispielsweise kann jederzeit die aktuelle Präsenz, der Präsenzhöchststand oder auch die Anzahl der anwesenden Personen angezeigt werden.

Die Vollmacht liegt am Sonderschalter

Die vom Aktionär vor der Hauptversammlung eingereichte Vollmacht war nicht ganz korrekt. Um fehlende Details zu klären, muss der fragliche Aktionär bei der Registration jedoch unter den mehr als 1.000 Teilnehmern identifiziert werden.

Insbesondere bei größeren Hauptversammlungen, die die Aktionärsregistration an IT-Arbeitsplätzen im Front-Office durchführen, ist es ein Problem, bestimmte Aktionäre zu identifizieren und zwingend an den Sonderschalter zu verweisen. Dies kann nötig sein, um beispielsweise Unklarheiten bei der Anmeldung zu klären oder hinterlegte Dokumente auszuhändigen.

Das Link-Hauptversammlungsprogramm bietet die Möglichkeit, zu jeder angemeldeten Eintrittskarte einen Hinweis zu hinterlegen. Dies wird bei der Registration dieser Eintrittskarte im Erfassungsdialog eingeblendet.

Optional kann gewählt werden, ob die Registration nach dem Hinweis fortgesetzt werden kann oder ob der Aktionär zwingend zum Sonderschalter muss.

Wo bleibt meine Eintrittskarte?

Anruf bei der IR-Abteilung der Gesellschaft: «Meine Eintrittskarte ist noch nicht im Briefkasten». Lange Zeit musste ein solcher Anrufer vertröstet werden, da die nötigen Informationen zum aktuellen Stand von Eintrittskartenausstellung und -versand nur beim Dienstleister, nicht aber beim Unternehmen vorlagen.

NAVER, das Link-Tool für die Anmeldung von Namensaktien zur Hauptversammlung bietet eine gesicherte Onlineabfrage des aktuellen Anmeldestands - und dies 24/7. Jetzt kann die Gesellschaft dem Anrufer exakt mitteilen, dass die Eintrittskartenbestellung am Dienstag eingegangen und am gleichen Tag noch bearbeitet wurde. Die fragliche Eintrittskarte wurde am Dienstag gedruckt und posteingeliefert. Transparenter und kompetenter können Aktionäre nicht informiert werden.

Bekanntmachung und das Einladungsmanagement

Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Einberufung ist die fristgerechte Veröffentlichung im Bundesanzeiger, die ein rechtzeitiges Hochladen der Einberufung auf der Website des Bundesanzeiger-Verlags bedingt.
Link stellt das richtige Timing der Anzeige im Bundesanzeiger zur Erfüllung der Veröffentlichungspflichten vor und nach der Versammlung sicher.

Inhaberaktien

Vorankündigung der Versammlung in den Wertpapier-Mitteilungen
Koordination und Veröffentlichung der Anzeigen im Bundesanzeiger
Auf Wunsch: Unterstützung bei der Gestaltung der Einladung/Mitteilungen gemäß § 125 AktG sowie Unterstützung der Koordination des Drucks
Erfassung und Archivierung der Anforderungen der Depot-Banken
Vorhalten einer elektronischen Version der Einladung für die Kreditinstitute
Kommissionierung der Versandunterlagen
Versand der Einladungen an die Depot-Banken innerhalb der nach § 125 Abs. 1 AktG geforderten Fristen
Erfassung und unverzügliche Bedienung von nachträglichen Anforderungen durch die Depot-Banken
Mitwirkung bei der Vorbereitung und Veröffentlichung von weiteren nachgelagerten Pflichtbekanntmachungen (z.B. § 30b WpHG, § 325 HGB etc.)

Namensaktien

Textvorschlag und Layout für die Formulare «Aktionärsanschreiben» und «Anmeldebogen»
Übernahme der Daten aus dem Aktienregister
Datenüberarbeitung und Adresskorrektur
4/1-farbiger-Laserdruck (beidseitig; 600 dpi) des «Aktionärsanschreibens» und «Anmeldebogens» sowie Personalisierung und Eindruck der Aktionärsdaten (aus Aktienregister: Anschrift, Anzahl Aktien)
Druck des Versandkuverts inklusive Logo, Vorausverfügung und ggf. Freivermerk
Kommissionierung der Versandunterlagen (Aktionärsanschreiben, Anmeldebogen, Mitteilung gemäß § 125 AktG)
Falzen und kuvertieren der Versandunterlagen auf das Format DIN-lang
Portooptimierter Postversand der Einladungen an die Aktionäre (ggf. per «Infopost» bzw. «Infobrief»)
Rücklaufbearbeitung
Nachversand der Anmeldeunterlagen an alle Aktionäre, die bis zum «Record Stop» (Beginn des 14. Tages vor der Hauptversammlung) in das Aktienregister neu eingetragen worden sind, per normalem Postversand (2. Welle)
Überwachung der Zustellung
Erfassung und unverzügliche Bedienung von nachträglichen Anforderungen

Erstellung des Meldebestands

Inhaberaktien/Anleihen/Gesellschafteranteile

Link bietet seinen Mandanten zwei Optionen an:

1. Koordination der vom Mandanten benannten Anmeldestelle:

Erstellung des Meldebestands (Information und Koordination der von der Gesellschaft benannten Anmeldestelle)
Aktive Unterstützung von ausländischen Aktionären bei der Anmeldung zur Versammlung
Erstellung von Zwischenmeldungen des Meldebestands
Qualifizierte Abschätzung der zu erwartenden Versammlungsteilnehmer nach Ende der Anmeldefrist
Lieferung aller benötigten Formulare wie beispielsweise Gastkarten, Wortmeldezettel usw.
Adaption des Leitfadens (Gestaltung aktienrechtlicher Listen/Formulare)
Erstellung von Sammelkarten und MultiVotern, insbesondere für Vertreter von Aktionärsvereinigungen und Banken

2. Bei Übernahme der Funktion der Anmeldestelle durch Link zusätzlich:

Eingangsadresse für Eintrittskartenbestellungen
Erfassung der Eintrittskartenanforderungen
Kontrolle der Erfassung/Ausstellung der Eintrittskartenanforderungen im Vier-Augen-Prinzip
Personalisierung und Eindruck der Teilnehmerdaten im Rahmen der Ausstellung der Eintrittskarten
Kuvertieren und Versand der Eintrittskarten
Überwachung der Zustellung, ggf. Rücklaufbearbeitung
Archivierung der Eintrittskartenanforderungen

Namensaktien

Link bietet seinen Mandanten die Rücklaufbearbeitung von Eintrittskartenbestellungen, Vollmachten, Weisungen und Briefwahlstimmen an.

Hierfür verfügt Link über eine eigen-entwickelte internetbasierte Plattform, mit deren Hilfe Aktionäre Eintrittskarten bestellen, Vollmachten und Weisungen erteilen oder Briefwahlstimmen abgeben können.

Übernahme der Einträge des Aktienregisters
Erstellung des Meldebestands
Einpflegen von Änderungen im Meldebestand nach Meldeschluss
Qualitäts- und Plausibilitätsprüfung der Anmeldungen
Überprüfung der Anmeldungen auf Eintragung im Aktienregister
Kontrolle der nötigen Namensaktienvollmachten
Entwurf, Druck, Ausstellung und Versand der Eintrittskarten an die Aktionäre
Erfassung von Vollmachten und Weisungen
Erstellung eines Weisungsspiegels
Online-Zugang für die Gesellschaft auf das System zur Verwaltung von Namensaktien (NAVER):
Zugriff auf den Meldebestand mit umfangreichen Statistikfunktionen zum Stand der Anmeldungen, der Vollmachts- und Weisungsvergabe sowie der Stimmabgaben per Briefwahl
Kontrolle Großaktionärsbesitz nach WpHG
Statistische Prognose der Anzahl der Versammlungsteilnehmer
Durchsicht auf bekannte kritische Aktionäre und situative Beratung des Managements
Adaption des Leitfadens (Gestaltung aktienrechtlicher Listen/Formulare)
Ausstellung und Versand von Gastkarten